Có một chuyện khá buồn cười khi dùng Office 2016: phần mềm thì mới hơn, nhìn hiện đại hơn, tính năng cũng nhiều hơn, nhưng lâu lâu mở một file Word hay Excel lên lại thấy dòng Compatibility Mode nằm chình ình trên thanh tiêu đề. Nhìn thôi đã thấy hơi “cấn cấn” rồi. Ban đầu nhiều người nghĩ chắc không sao, cứ dùng bình thường thôi. Nhưng làm một lúc mới phát hiện có vài tính năng bị mờ, vài kiểu định dạng không dùng được, chèn đối tượng mới cũng thấy không thoải mái như file khác. Lúc đó mới bắt đầu tự hỏi: cái Compatibility Mode này là gì, và tắt nó kiểu gì đây?
Thực ra, nó không phải lỗi. Đây là điểm nên hiểu ngay từ đầu. Compatibility Mode trong Office 2016 chỉ là chế độ tương thích, giúp phần mềm mở và chỉnh sửa những file được tạo từ phiên bản Office cũ hơn, hoặc được lưu theo định dạng cũ như .doc, .xls, .ppt. Nghe thì có vẻ tiện, mà đúng là tiện thật, vì nhờ nó mấy file cũ vẫn mở ngon lành. Nhưng cái giá phải trả là bạn không dùng được trọn vẹn những tính năng mới của Office 2016. Nói đơn giản hơn, file đang bị giữ lại ở “chế độ cũ”, nên phần mềm không bung hết sức ra được.
Vậy nên nếu bạn đang muốn chỉnh sửa tài liệu thoải mái hơn, tận dụng các tính năng mới, hoặc đơn giản là không muốn nhìn thấy dòng Compatibility Mode nữa, thì việc tắt nó đi là rất hợp lý. Bài này sẽ nói rõ từng bước, theo kiểu dễ hiểu, làm được ngay, không cần quá rành máy tính.
Compatibility Mode trong Office 2016 là gì?
Nói thật gọn nhé, đây là chế độ mà Office 2016 dùng để mở những file cũ mà vẫn giữ khả năng tương thích với định dạng trước đây. Ví dụ rất quen là file Word dạng .doc thay vì .docx, file Excel dạng .xls thay vì .xlsx, hoặc PowerPoint dạng .ppt thay vì .pptx. Khi mở các file kiểu này, Office 2016 thường tự đưa chúng vào Compatibility Mode.
Tại sao lại cần chế độ đó? Vì Microsoft muốn những tài liệu cũ vẫn dùng được mà không bị hỏng bố cục hay mất nội dung khi mở trên bản Office mới hơn. Nghe thì hợp lý hoàn toàn. Nhưng đổi lại, một số công cụ hiện đại của Office 2016 sẽ bị giới hạn. Có nghĩa là về mặt kỹ thuật, bạn đang dùng một phần mềm mới để chỉnh một file vẫn mang “tư duy cũ”.
Và chính chỗ đó mới gây phiền. Không phải lúc nào bạn cũng cần giữ tính tương thích nữa. Nhiều khi file chỉ dùng nội bộ, hoặc sau này chỉ mở trên máy đời mới thôi. Lúc ấy cứ để Compatibility Mode thì hơi vướng víu không cần thiết.
Vì sao nên tắt Compatibility Mode?
Nếu chỉ mở file ra xem rồi đóng lại, có thể bạn sẽ chẳng thấy phiền nhiều. Nhưng nếu định sửa nội dung, làm lại bố cục, chèn hình, dùng SmartArt, biểu đồ mới, hiệu ứng PowerPoint hay các tính năng định dạng hiện đại của Word và Excel, thì Compatibility Mode lại trở thành vật cản. Không quá ồn ào, nhưng đủ làm mình khó chịu.
Một điểm nữa cũng rất thực tế: tài liệu lưu theo định dạng mới như .docx, .xlsx, .pptx thường gọn hơn, ổn định hơn, và phù hợp hơn với môi trường làm việc hiện nay. Mở nhanh hơn một chút, ít lỗi hơn một chút, và dùng dễ chịu hơn một chút. Nghe toàn “một chút”, nhưng cộng lại thì vẫn đáng để chuyển.
Vậy nên, tắt Compatibility Mode không chỉ là để xóa đi một dòng chữ trên thanh tiêu đề. Nó còn là cách đưa file về đúng “thời đại” của Office 2016, để bạn dùng phần mềm đúng nghĩa hơn.
Cách tắt Compatibility Mode trong Word 2016
Đây là phần nhiều người cần nhất. Và may là nó cũng khá đơn giản.
Điều quan trọng cần nhớ là bạn không tắt Compatibility Mode bằng cách bấm một nút on/off riêng. Cách làm đúng là chuyển file sang định dạng mới hơn. Khi file không còn là định dạng cũ, chế độ tương thích tự mất.
Bước 1: Mở file Word đang ở Compatibility Mode
Mở tài liệu như bình thường. Nếu trên thanh tiêu đề có dòng Compatibility Mode, nghĩa là file đang ở chế độ tương thích.
Bước 2: Bấm vào File
Nhìn góc trên bên trái, chọn File.
Bước 3: Vào mục Info
Trong nhiều trường hợp, ở phần Info bạn sẽ thấy nút Convert. Nếu có, bạn chỉ cần bấm vào đó.
Word sẽ hiện một thông báo xác nhận việc nâng cấp file sang định dạng mới hơn. Bạn đồng ý là xong.
Bước 4: Nếu không thấy Convert, dùng Save As
Không phải file nào cũng hiện nút Convert rõ ràng. Khi đó, cách chắc ăn là chọn Save As rồi lưu file dưới định dạng Word Document (*.docx).
Bạn có thể lưu đè lên file cũ hoặc lưu thành một file mới. Nếu tài liệu quan trọng, mình khuyên nên lưu thành file mới trước. Cẩn thận vẫn hơn.
Bước 5: Đóng file và mở lại
Sau khi lưu xong, đóng tài liệu rồi mở lại file vừa chuyển đổi. Nếu mọi thứ ổn, dòng Compatibility Mode sẽ biến mất.
Đơn giản thật. Nhưng hiệu quả thì rõ ràng.
Cách tắt Compatibility Mode trong Excel 2016
Với Excel 2016, cách làm cũng tương tự. Chỉ khác là định dạng file.
Nếu file đang là .xls, bạn làm như sau:
-
Mở file Excel
-
Chọn File
-
Vào Info
-
Nếu có nút Convert thì bấm vào
-
Nếu không có, chọn Save As
-
Lưu file dưới dạng Excel Workbook (*.xlsx)
Sau đó đóng lại, mở file mới lên và kiểm tra thanh tiêu đề. Nếu không còn dòng Compatibility Mode thì nghĩa là bạn đã xử lý xong.
Có một lưu ý nhỏ với Excel: nếu file cũ của bạn có macro, thì có thể cần lưu dưới định dạng .xlsm thay vì .xlsx để tránh mất phần macro. Cái này khá quan trọng. Nếu không chắc, nên kiểm tra kỹ trước khi bấm lưu.
Cách tắt Compatibility Mode trong PowerPoint 2016
PowerPoint cũng giống logic đó thôi.
Nếu file đang ở dạng .ppt, bạn có thể:
-
Mở file PowerPoint
-
Chọn File
-
Vào Save As
-
Chọn định dạng PowerPoint Presentation (*.pptx)
-
Lưu lại
-
Đóng rồi mở lại file mới
Rất nhiều trường hợp chỉ cần vậy là Compatibility Mode biến mất ngay.
PowerPoint có một điểm cần để ý hơn chút: nếu bài trình chiếu cũ dùng hiệu ứng hoặc đối tượng đời rất cũ, sau khi chuyển định dạng có thể cần kiểm tra lại slide một lượt. Không phải lúc nào cũng lỗi, nhưng cứ xem lại vẫn yên tâm hơn.
Khi nào không nên tắt Compatibility Mode?
Nghe có vẻ lạ, nhưng thật ra có. Không phải lúc nào chuyển sang định dạng mới cũng là lựa chọn tốt nhất.
Ví dụ, bạn còn phải gửi file cho người đang dùng Office đời rất cũ. Hoặc công ty, cơ quan của bạn có hệ thống máy móc chỉ mở ổn định file định dạng cũ. Trong những trường hợp như vậy, giữ Compatibility Mode có thể lại tiện hơn.
Ngoài ra, với vài tài liệu cũ có bố cục phức tạp, font lạ, bảng biểu dày, macro hoặc đối tượng đặc biệt, việc chuyển đổi sang định dạng mới đôi khi làm thay đổi nhẹ bố cục. Không nhiều, nhưng đủ để mình phải kiểm tra lại. Nếu đó là tài liệu quan trọng, bản in sẵn, hoặc hồ sơ cần chuẩn tuyệt đối, thì trước khi convert nên lưu một bản sao dự phòng.
Những lỗi thường gặp khi chuyển file ra khỏi Compatibility Mode
Dù cách làm khá đơn giản, vẫn có vài chuyện dễ gặp.
Bố cục tài liệu thay đổi
Đây là lỗi phổ biến nhất. Sau khi chuyển từ .doc sang .docx hoặc từ .ppt sang .pptx, có thể khoảng cách dòng, tab, bảng, hoặc font thay đổi nhẹ. Không phải lúc nào cũng có, nhưng vẫn nên kiểm tra lại.
File có macro
Như đã nói ở phần Excel, nếu file có macro mà bạn lưu sang .xlsx thì macro có thể biến mất. Trường hợp đó nên dùng .xlsm.
Không thấy nút Convert
Cũng bình thường thôi. Không có Convert thì cứ dùng Save As là đủ. Đừng lo.
Tài liệu vẫn hiện Compatibility Mode sau khi lưu
Lỗi này thường do bạn vô tình vẫn lưu lại ở định dạng cũ, hoặc mở nhầm file cũ thay vì file mới đã chuyển đổi. Nghe hơi ngớ ngẩn, nhưng thật ra gặp khá nhiều.
Cách kiểm tra xem Compatibility Mode đã tắt hẳn chưa
Cách dễ nhất là đóng file lại rồi mở lại một lần nữa. Nhìn lên thanh tiêu đề. Nếu không còn dòng Compatibility Mode, coi như xong.
Ngoài ra, bạn có thể nhận ra qua cảm giác sử dụng. Một số tính năng trước đó bị mờ giờ sẽ hoạt động lại bình thường. Chèn SmartArt, định dạng biểu đồ mới, hoặc dùng các công cụ hiện đại của Office 2016 sẽ linh hoạt hơn. File nhìn chung cũng “thoáng” hơn hẳn.
Nhưng nhớ nhé, sau khi chuyển đổi, nên lướt lại toàn bộ tài liệu. Nhất là file dài, nhiều bảng biểu hoặc trình chiếu nhiều hiệu ứng. Cẩn thận chút luôn đáng.
Mẹo nhỏ để tránh gặp Compatibility Mode về sau
Có vài mẹo rất đơn giản.
Thứ nhất, khi tạo file mới trong Office 2016, cứ lưu ngay từ đầu bằng định dạng chuẩn mới như .docx, .xlsx, .pptx.
Thứ hai, nếu nhận file từ người khác mà thấy Compatibility Mode, hãy tự hỏi: mình có cần giữ tương thích với bản cũ không? Nếu không, chuyển sang định dạng mới càng sớm càng khỏe.
Thứ ba, với file quan trọng, luôn lưu một bản sao trước khi convert. Chuyện nhỏ thôi, nhưng nhiều lúc cứu mình thật.
