Nếu bạn từng ngồi soạn tài liệu dài hơn chục trang, chắc hẳn đã có lúc bạn “đau đầu nhức óc” chỉ vì cái mục lục. Mỗi lần sửa nội dung là số trang lại nhảy loạn xạ, rồi phải chỉnh từng dấu chấm, từng dòng mục lục… Thật sự chỉ muốn bỏ cuộc cho xong! Nhưng khoan, Word 365 có tính năng tạo mục lục tự động (Table of Contents – TOC) giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Và điều thú vị là, sử dụng nó dễ hơn bạn nghĩ rất nhiều.
1. Tại sao nên dùng mục lục tự động trong Word 365?
Thật ra, câu trả lời đơn giản lắm: tiện và chuyên nghiệp.
Bạn không cần phải tự gõ rồi căn chỉnh từng mục. Word tự làm hết. Mỗi khi bạn chỉnh sửa nội dung, thêm chương, xóa mục hay thay đổi bố cục, bạn chỉ cần nhấn một nút để cập nhật lại toàn bộ số trang. Nghe có vẻ “thần kỳ”, nhưng đó là sự thật!
Ngoài ra, mục lục tự động giúp tài liệu của bạn trông như được soạn bởi người có kinh nghiệm lâu năm. Người đọc thì khỏi phải lướt lên lướt xuống mỏi mắt, chỉ cần nhìn mục lục là hiểu ngay cấu trúc.
2. Bắt đầu từ bước quan trọng nhất: Định dạng tiêu đề bằng Heading Styles
Hơn 80% lỗi mục lục tự động đến từ việc… không dùng Heading. Nhiều người nghĩ rằng tô đậm, viết hoa hay tăng cỡ chữ là đủ để Word nhận biết tiêu đề – nhưng hoàn toàn không phải. Word chỉ dựa vào Heading Styles để biết dòng nào thuộc phần nào.
Cách định dạng tiêu đề bằng Heading trong Word 365:
-
Bôi đen tiêu đề bạn muốn đánh dấu.
-
Ở thẻ Home, tìm nhóm Styles.
-
Chọn Heading 1 cho chương lớn, Heading 2 cho mục nhỏ, Heading 3 cho các tiểu mục…
Nếu không thích style mặc định, bạn hoàn toàn có thể sửa lại cho hợp ý mình bằng cách nhấp chuột phải vào Style → Modify. Chỉ cần chỉnh một lần, toàn bộ tài liệu sẽ thống nhất phong cách.
3. Tạo mục lục tự động – chỉ vài giây là xong!
Khi bạn đã gắn Heading cho các tiêu đề, lúc này Word mới bắt đầu “tỏa sáng”. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bảng mục lục gọn đẹp sẽ xuất hiện ngay.
Cách chèn mục lục trong Word 365:
-
Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn đưa mục lục vào (thường ở trang đầu hoặc sau trang bìa).
-
Chuyển sang thẻ References.
-
Nhấp vào Table of Contents.
-
Chọn một mẫu mục lục tự động Word gợi ý, ví dụ “Automatic Table 1”.
Ngay lập tức, một bảng mục lục sẽ xuất hiện, đầy đủ dấu chấm nối và số trang. Đẹp mắt và cực kỳ gọn!
Nếu bạn muốn mục lục tinh chỉnh theo ý riêng, có thể chọn Custom Table of Contents… để tùy chỉnh độ sâu của tiêu đề, kiểu dấu nối (leader), căn lề… Tính năng này đặc biệt hữu ích với luận văn hoặc tài liệu yêu cầu đúng chuẩn.
4. Cập nhật mục lục – thao tác quan trọng nhưng nhiều người hay quên
Một trong những “phép màu” của mục lục tự động chính là Update Table. Dù bạn chỉnh sửa bao nhiêu nội dung, Word vẫn có thể làm mục lục mới đẹp như ban đầu chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Cách cập nhật mục lục:
-
Bấm vào mục lục (mục lục sẽ được Word tô nền).
-
Chọn Update Table.
-
Có 2 tùy chọn:
-
Update page numbers only → chỉ cập nhật trang.
-
Update entire table → cập nhật cả tiêu đề và số trang.
-
Nếu bạn sửa tiêu đề hoặc thêm chương mới, nhớ chọn Update entire table. Nếu chỉ thay đổi nội dung bên trong, chọn cập nhật số trang là đủ.
Một thao tác nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng, giúp bạn không bị lỗi mục lục mỗi khi chỉnh sửa tài liệu.
5. Tùy chỉnh mục lục để phù hợp với nhu cầu của bạn
Mặc dù mẫu mặc định của Word trông rất ổn, đôi khi bạn cần chỉnh lại để phù hợp yêu cầu tài liệu — đặc biệt là luận văn tốt nghiệp hoặc báo cáo theo quy chuẩn công ty.
Bạn có thể tùy chỉnh:
-
Số cấp độ tiêu đề xuất hiện (Heading 1 – 3 hoặc nhiều hơn).
-
Kiểu leader (đường chấm nối).
-
Căn lề cho số trang.
-
Font chữ, kích thước, màu sắc của từng cấp TOC (TOC 1, TOC 2…).
-
Khoảng cách giữa tiêu đề và số trang.
Chỉ cần vào References → Table of Contents → Custom Table of Contents… là bạn sẽ thấy một bảng tùy chỉnh chi tiết.
6. Một vài mẹo nhỏ giúp mục lục của bạn đẹp và chuẩn hơn
Đây là những mẹo mình rút ra sau nhiều lần soạn tài liệu:
-
Luôn dùng Heading ngay từ đầu. Đừng để viết xong cả chục trang mới quay lại gắn Heading – dễ rối lắm.
-
Đừng chỉnh từng dòng mục lục bằng tay, hãy chỉnh trong Style TOC.
-
Giữ tiêu đề thống nhất về cách viết, kiểu câu, độ dài. Nhìn mục lục sẽ đẹp hơn nhiều.
-
Đặt mục lục ở trang riêng, vì như vậy tài liệu trông gọn và dễ theo dõi.
-
Đừng xóa mục lục rồi tạo lại, chỉ cần Update là đủ.
Nhỏ nhưng hữu ích lắm!
