Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

Nếu bạn đã từng làm việc với Excel đủ lâu, chắc chắn bạn biết cảm giác này:
gõ VLOOKUP, nhớ cột đầu tiên, đếm cột trả về, rồi cầu trời đừng ai chèn thêm cột vào bảng. Chỉ cần ai đó thêm một cột là công thức đi tong. Mệt thật sự.

Và rồi Excel 2021 xuất hiện cùng XLOOKUP. Không ồn ào, không phô trương, nhưng dùng rồi mới thấy: “Ủa, sao trước giờ mình lại chịu khổ với VLOOKUP vậy?” 😄

XLOOKUP không chỉ là bản nâng cấp. Nó là cách Excel nói với người dùng rằng:

“Thôi, để tôi làm việc này cho bạn dễ hơn.”

XLOOKUP là gì? Nói đơn giản cho dễ hiểu

XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và thậm chí cả INDEX + MATCH trong nhiều trường hợp.

Thay vì:

• Bắt buộc tra từ trái sang phải

• Phải nhớ số thứ tự cột

• Dễ lỗi khi bảng thay đổi

XLOOKUP cho phép bạn:

• Tra cứu theo bất kỳ hướng nào

• Chỉ định rõ cột tìm và cột trả về

• Tự xử lý lỗi gọn gàng

• Không sợ bảng bị chèn cột

Nghe thôi đã thấy nhẹ đầu rồi, đúng không?

Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc

Cú pháp chuẩn của XLOOKUP như sau:

Nhìn thì hơi dài, nhưng thực tế bạn chỉ cần nhớ 3 tham số đầu là dùng được 80% trường hợp.

• lookup_value: giá trị cần tìm

• lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm

• return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về

Các tham số còn lại là “gia vị”, dùng khi cần nâng cao.

Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong 10 giây

Giả sử bạn có bảng dữ liệu:

Bạn muốn nhập Mã SP và trả về Giá.

Công thức XLOOKUP sẽ là:

Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không lo bảng thay đổi.
Không cần nhớ “cột thứ mấy”.

So với VLOOKUP thì sao? Nhẹ hơn hẳn.

Vì sao XLOOKUP “ăn đứt” VLOOKUP?

Không phải tự nhiên mà dân Excel gọi XLOOKUP là “chân ái”. Dưới đây là những điểm khiến nhiều người chuyển hẳn.

1. Tra cứu ngược thoải mái

VLOOKUP bó buộc tra từ trái sang phải.
XLOOKUP thì không.

Bạn có thể:

• Tra mã → tên

• Tra tên → mã

• Tra bất kỳ cột nào, miễn là bạn chỉ rõ

Excel không còn bắt bạn phải sắp xếp lại bảng nữa. Quá đã!

2. Không cần đếm cột

VLOOKUP yêu cầu:

“Cột trả về là cột thứ mấy?”

XLOOKUP thì nói:

“Bạn muốn trả về cột nào? Chỉ tôi là được.”

Điều này cực kỳ quan trọng khi làm file lớn, chỉnh sửa thường xuyên.

XLOOKUP xử lý lỗi thông minh hơn

Một điểm mình rất thích là if_not_found.

Ví dụ:

Nếu không có dữ liệu, Excel sẽ trả về:

“Không tìm thấy”

Không còn #N/A đỏ chót, không còn phải bọc IFERROR bên ngoài. Gọn gàng, dễ đọc, dễ hiểu.

Các chế độ so khớp trong XLOOKUP (dùng khi cần)

Tham số match_mode cho phép bạn chọn cách Excel tìm dữ liệu:

• 0 – Tìm chính xác (mặc định)

• -1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất

• 1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất

• 2 – Tìm bằng ký tự đại diện (*, ?)

Ví dụ tìm gần đúng theo mức lương, bậc thuế, xếp loại… thì XLOOKUP làm rất mượt.

Tìm từ dưới lên? XLOOKUP làm được luôn

VLOOKUP không làm được chuyện này.
INDEX + MATCH thì làm được nhưng khá dài.

XLOOKUP thì chỉ cần thêm search_mode.

-1 nghĩa là tìm từ dưới lên.
Cực kỳ hữu ích khi dữ liệu có trùng giá trị và bạn muốn lấy kết quả mới nhất.

Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP

• XLOOKUP chỉ có từ Excel 2021 và Microsoft 365 trở lên

• Nếu gửi file cho người dùng Excel 2016 trở xuống → họ sẽ không xem được công thức

• Khi làm file dùng chung, nên cân nhắc đối tượng sử dụng

Tuy nhiên, nếu bạn làm việc cá nhân hoặc nội bộ với Excel mới, thì cứ yên tâm dùng.

Kết lại – học XLOOKUP sớm, đỡ khổ về sau

Thật lòng mà nói, XLOOKUP không khó, chỉ là nhiều người chưa thử. Nhưng một khi đã dùng rồi, bạn sẽ thấy Excel nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Công thức rõ ràng hơn, file bền hơn, ít lỗi vặt hơn.

Nếu VLOOKUP là thứ khiến bạn phải “né tránh” mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới, hiểu chuyện và biết điều. 😌