Nếu bạn đang dùng Excel 2019 và thường xuyên phải xử lý nhiều bảng dữ liệu khác nhau, thì mình cá là bạn đã từng rơi vào cảnh này: mở 3–4 file Excel, copy từng bảng, dán vào một file tổng, canh cột cho thẳng, canh dòng cho khớp. Làm xong thì cũng xong… cho hôm đó thôi. Ngày mai dữ liệu đổi, bạn lại làm lại từ đầu. Nghe thôi đã thấy oải rồi.
Và đó là lúc Power Query trong Excel 2019 phát huy tác dụng. Không màu mè, không phô trương, nhưng cực kỳ thực tế. Nó giúp bạn hợp nhất bảng dữ liệu một cách bài bản, có quy trình rõ ràng, và quan trọng nhất là có thể cập nhật tự động. Một lần thiết lập, về sau chỉ việc bấm Refresh.
Power Query trong Excel 2019 có gì khác?
Về bản chất, Power Query trong Excel 2019 vẫn là công cụ Get & Transform Data quen thuộc. So với Excel 2016, giao diện mượt hơn một chút, thao tác ổn định hơn, ít lỗi vặt hơn. Nhưng quan trọng nhất là: mọi tính năng hợp nhất bảng đều đã rất hoàn chỉnh.
Bạn có thể:
-
Gộp nhiều bảng giống cấu trúc (Append)
-
Hợp nhất hai bảng theo cột khóa (Merge)
-
Làm sạch dữ liệu trước và sau khi gộp
-
Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi
Không cần viết công thức, không cần VBA. Chỉ cần hiểu đúng cách làm.
Trước khi hợp nhất bảng – đừng bỏ qua bước chuẩn bị
Power Query rất “khỏe”, nhưng không phải là thần thánh. Muốn nó chạy mượt, bạn nên chuẩn bị dữ liệu một chút:
-
Mỗi bảng nên có hàng tiêu đề rõ ràng
-
Không để dòng trống ở giữa dữ liệu
-
Không gộp ô (Merge Cells)
-
Cột khóa (mã SP, mã NV…) phải cùng kiểu dữ liệu
Chuẩn bị tốt từ đầu sẽ giúp bạn đỡ phải sửa lỗi về sau.
Cách hợp nhất nhiều bảng cùng cấu trúc trong Excel 2019 (Append)
Đây là trường hợp gặp nhiều nhất.
Ví dụ:
Bạn có dữ liệu bán hàng theo từng tháng, mỗi tháng một sheet hoặc một file riêng, nhưng cấu trúc giống hệt nhau.
Các bước thực hiện:
-
Chọn bảng đầu tiên
-
Vào Data → From Table/Range
-
Power Query Editor mở ra
-
Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New
-
Chọn các bảng cần hợp nhất
-
Nhấn OK
Chỉ vài bước, toàn bộ dữ liệu đã được gộp vào một bảng duy nhất. Không copy – paste, không sợ sót dòng, cũng không lo lặp tiêu đề.
Hợp nhất hai bảng khác cấu trúc theo cột khóa (Merge)
Đây là dạng nâng cao hơn một chút, nhưng cực kỳ hữu dụng.
Ví dụ:
-
Bảng 1: Mã SP – Tên SP
-
Bảng 2: Mã SP – Doanh thu
Bạn muốn tạo bảng tổng:
-
Mã SP – Tên SP – Doanh thu
Cách làm:
-
Đưa cả hai bảng vào Power Query
-
Chọn bảng chính
-
Chọn Home → Merge Queries
-
Chọn bảng phụ
-
Click chọn cột khóa ở cả hai bảng
-
Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)
-
Nhấn OK
Sau đó:
-
Mở rộng cột mới
-
Chọn cột dữ liệu cần lấy
Cách này thay thế rất tốt cho VLOOKUP hoặc XLOOKUP khi dữ liệu lớn và phức tạp.
Sức mạnh thật sự của Power Query: Refresh là xong
Điểm khiến nhiều người “nghiện” Power Query chính là chỗ này.
Khi dữ liệu nguồn thay đổi:
-
File mới thêm dòng
-
Tháng mới xuất hiện
-
Số liệu được cập nhật
Bạn không cần làm lại gì cả.
Chỉ cần:
-
Mở file tổng
-
Nhấn Refresh
Power Query tự động chạy lại toàn bộ các bước: lấy dữ liệu, làm sạch, hợp nhất, xuất kết quả. Rất gọn.
Một số lỗi thường gặp khi hợp nhất bảng trong Excel 2019
-
Merge nhưng không ra dữ liệu → kiểm tra kiểu dữ liệu cột khóa
-
Append bị lệch cột → tên cột không giống nhau 100%
-
Refresh báo lỗi → đường dẫn file nguồn đã thay đổi
-
Dữ liệu bị trùng → cần Remove Duplicates trong Power Query
Những lỗi này khá phổ biến, nhưng đều xử lý được nếu bạn để ý một chút.
Mẹo nhỏ giúp dùng Power Query hiệu quả hơn
-
Đặt dữ liệu gốc dạng Table (Ctrl + T)
-
Đặt tên bảng rõ ràng
-
Không chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu trong Power Query nếu không cần
-
Giữ cấu trúc dữ liệu ổn định giữa các file
Những thói quen này giúp file của bạn bền và dễ mở rộng về sau.
Kết lại – Power Query trong Excel 2019 rất đáng để học
Power Query không phải là thứ chỉ dành cho dân kỹ thuật. Ngược lại, nó sinh ra để giảm việc tay chân, nhất là mấy công việc lặp đi lặp lại như hợp nhất bảng, gộp file, làm báo cáo định kỳ.
Nếu bạn đang dùng Excel 2019 và vẫn còn copy – paste dữ liệu mỗi ngày, thì học Power Query là một khoản đầu tư rất xứng đáng. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất: đỡ mệt thật sự.
