Nếu bạn đang dùng Excel 365 và thường xuyên phải làm việc với nhiều bảng dữ liệu, nhiều file, nhiều sheet… thì chắc bạn cũng từng có cảm giác này:
ngày đầu thì còn hào hứng copy – paste, ngày thứ hai bắt đầu thấy mệt, sang ngày thứ ba thì chỉ muốn hỏi một câu: “Có cách nào đỡ khổ hơn không?”
Câu trả lời là có. Và nó mang tên Power Query.
Power Query trong Excel 365, không còn là công cụ “phụ trợ” nữa, mà gần như là vũ khí chính để xử lý, làm sạch và hợp nhất bảng dữ liệu một cách bài bản. Một lần làm đúng, những lần sau chỉ việc bấm Refresh. Nghe thôi đã thấy nhẹ người rồi, đúng không?
Power Query trong Excel 365 là gì? Hiểu cho đúng trước khi dùng
Power Query là công cụ Get & Transform Data, có sẵn và được tích hợp sâu trong Excel 365.
Nói đơn giản, Power Query giúp bạn:
-
Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn (file Excel, CSV, folder…)
-
Làm sạch dữ liệu (xóa trùng, đổi định dạng, tách cột)
-
Hợp nhất nhiều bảng thành một
-
Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi
Điểm khác biệt lớn nhất so với copy – paste là:
👉 Power Query ghi nhớ toàn bộ các bước bạn làm.
Nên về sau, dữ liệu có đổi thì bạn cũng không phải làm lại từ đầu.
Khi nào nên dùng Power Query để hợp nhất bảng?
Không phải lúc nào cũng cần Power Query. Nhưng nếu bạn rơi vào các trường hợp sau, thì rất nên dùng:
-
Có nhiều bảng giống cấu trúc cần gộp (theo tháng, theo chi nhánh)
-
Có nhiều file Excel đặt chung một thư mục
-
Cần hợp nhất dữ liệu định kỳ (tuần, tháng)
-
Muốn dữ liệu tự cập nhật, không làm tay lại mỗi lần
Nếu chỉ gộp 2–3 dòng thì thôi. Nhưng dữ liệu đã nhiều mà còn hay đổi, thì Power Query đúng là “cứu tinh”.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi hợp nhất – đừng xem nhẹ
Power Query rất mạnh, nhưng nó thích dữ liệu “ngăn nắp”.
Trước khi hợp nhất, bạn nên:
-
Đảm bảo mỗi bảng có hàng tiêu đề rõ ràng
-
Không có dòng trống ở giữa dữ liệu
-
Không gộp ô (Merge Cells)
-
Các cột cùng ý nghĩa nên có tên giống nhau
Chuẩn dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều lỗi lặt vặt về sau.
Cách hợp nhất nhiều bảng cùng cấu trúc trong Excel 365 (Append)
Đây là cách dùng phổ biến nhất.
Ví dụ:
Bạn có dữ liệu bán hàng theo từng tháng:
-
Tháng 1
-
Tháng 2
-
Tháng 3
Mỗi bảng có cùng cấu trúc: Ngày – Mã SP – Số lượng – Doanh thu.
Các bước thực hiện:
-
Chọn bảng đầu tiên
-
Vào Data → From Table/Range
-
Power Query Editor mở ra
-
Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New
-
Chọn các bảng cần hợp nhất
-
Nhấn OK
Chỉ vài click, toàn bộ dữ liệu được gộp thành một bảng duy nhất. Không copy, không dán, không sợ sót dòng.
Hợp nhất hai bảng theo cột khóa chung (Merge)
Trường hợp này giống VLOOKUP hoặc XLOOKUP, nhưng mạnh và bền hơn.
Ví dụ:
-
Bảng A: Mã SP – Tên SP
-
Bảng B: Mã SP – Giá bán
Bạn muốn tạo bảng tổng hợp gồm cả tên và giá.
Cách làm:
-
Đưa cả hai bảng vào Power Query
-
Chọn bảng chính
-
Chọn Home → Merge Queries
-
Chọn bảng phụ
-
Click cột khóa ở cả hai bảng
-
Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)
-
Nhấn OK
Sau đó:
-
Mở rộng cột vừa merge
-
Chọn cột dữ liệu cần lấy
Cách này rất ổn khi dữ liệu lớn và bạn không muốn công thức chạy chậm.
Điểm “ăn tiền” nhất của Power Query trong Excel 365: Refresh
Đây là chỗ khiến Power Query khác biệt hoàn toàn.
Khi dữ liệu nguồn:
-
Thêm dòng
-
Thêm file mới
-
Cập nhật số liệu
Bạn chỉ cần:
-
Mở file tổng
-
Nhấn Refresh All
Power Query tự động chạy lại toàn bộ quy trình: lấy dữ liệu → làm sạch → hợp nhất → xuất kết quả. Không cần làm lại thủ công. Rất đã.
Một số lỗi hay gặp khi hợp nhất bảng bằng Power Query
-
Merge không ra dữ liệu → cột khóa khác kiểu dữ liệu
-
Append lệch cột → tên cột không giống nhau hoàn toàn
-
Refresh lỗi → đường dẫn file nguồn bị đổi
-
Dữ liệu trùng → cần Remove Duplicates
Những lỗi này không khó, chỉ cần để ý là xử lý được.
Mẹo nhỏ giúp dùng Power Query trong Excel 365 hiệu quả hơn
-
Luôn đưa dữ liệu gốc về dạng Table (Ctrl + T)
-
Đặt tên bảng, tên query rõ ràng
-
Hạn chế chỉnh tay trong Power Query nếu không cần
-
Giữ cấu trúc dữ liệu ổn định giữa các file
Những thói quen này giúp file của bạn bền, dễ mở rộng và dễ bảo trì về lâu dài.
Kết lại – Power Query trong Excel 365 là công cụ rất đáng học
Power Query không phải là thứ chỉ dành cho “cao thủ Excel”. Ngược lại, nó sinh ra để giảm việc lặp đi lặp lại, nhất là mấy việc như hợp nhất bảng, gộp file, làm báo cáo định kỳ.
Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn còn copy – paste dữ liệu mỗi ngày, thì học Power Query là một khoản đầu tư quá xứng đáng. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất: làm việc đỡ mệt hơn hẳn.
