Nếu bạn từng mở một file Excel dài cả ngàn dòng, nhìn mà hoa mắt chóng mặt, thì tin tôi đi, bạn không cô đơn đâu. Ai làm việc với dữ liệu rồi cũng có lúc thở dài: “Sao nhiều số thế này?”. Và chính trong những khoảnh khắc đó, PivotTable xuất hiện như một chiếc phao cứu sinh. Không màu mè, không ồn ào, nhưng cực kỳ hiệu quả.
Excel 2010 tuy không còn mới, nhưng PivotTable trong phiên bản này vẫn rất mạnh. Quan trọng hơn, nó đủ dùng cho hầu hết các nhu cầu tổng hợp dữ liệu văn phòng. Vấn đề là: nhiều người biết PivotTable tồn tại, nhưng lại… ngại dùng. Thật ra, nếu hiểu đúng cách, PivotTable không hề đáng sợ như bạn tưởng.
PivotTable là gì, và vì sao nên dùng?
Nói đơn giản, PivotTable là công cụ giúp bạn tóm tắt, phân tích và trình bày dữ liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột. Thay vì ngồi lọc, cộng, đếm thủ công từng cột, PivotTable làm tất cả thay bạn. Nhanh, gọn, và ít sai sót.
Ví dụ nhé, bạn có một bảng doanh thu bán hàng gồm: ngày bán, tên nhân viên, khu vực, sản phẩm, số lượng, doanh thu. Sếp hỏi:
“Doanh thu theo từng khu vực trong quý này là bao nhiêu?”
Nếu làm tay, chắc cũng mất cả buổi. Nhưng với PivotTable? Vài phút là xong.
Nghe hấp dẫn chưa?
Chuẩn bị dữ liệu trước khi tạo PivotTable
Khoan đã, đừng vội bấm gì cả. Trước khi tạo PivotTable, bạn cần đảm bảo dữ liệu của mình “sạch”. Excel rất thích dữ liệu gọn gàng, rõ ràng.
Một vài lưu ý nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng:
-
Mỗi cột chỉ chứa một loại thông tin (ví dụ: cột “Ngày”, cột “Doanh thu”).
-
Dòng tiêu đề phải rõ ràng, không để trống.
-
Không có dòng trống xen giữa bảng dữ liệu.
-
Tránh gộp ô (merge cells), PivotTable không thích điều này chút nào.
Nghe có vẻ lặt vặt, nhưng bỏ qua mấy bước này là lúc tạo PivotTable sẽ thấy “có gì đó sai sai” ngay.
Các bước tạo PivotTable trong Excel 2010
Rồi, bây giờ mới đến phần chính.
-
Bấm vào một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu.
-
Vào tab Insert trên thanh công cụ.
-
Chọn PivotTable.
-
Excel sẽ tự nhận vùng dữ liệu, bạn chỉ cần bấm OK.
Thế là xong bước tạo khung PivotTable. Nhanh không?
Lúc này, Excel sẽ mở ra một sheet mới, bên trái là bảng PivotTable trống, bên phải là khung PivotTable Field List – nơi bạn sẽ kéo thả các trường dữ liệu.
Hiểu nhanh 4 khu vực quan trọng trong PivotTable
Trong PivotTable Field List có bốn khu vực chính:
-
Rows (Hàng): hiển thị dữ liệu theo chiều dọc.
-
Columns (Cột): hiển thị theo chiều ngang.
-
Values (Giá trị): nơi tính toán (Sum, Count, Average…).
-
Filters (Bộ lọc): lọc dữ liệu theo điều kiện.
Ví dụ thực tế nhé:
-
Kéo Tên nhân viên vào Rows.
-
Kéo Doanh thu vào Values.
→ Bạn sẽ thấy tổng doanh thu của từng nhân viên hiện ra ngay lập tức.
Thích hơn nữa không? Bạn có thể kéo Khu vực vào Filters, rồi chọn từng khu vực để xem riêng. Cảm giác khá “đã tay”, đúng không?
Tùy chỉnh cách tính toán – đừng để Excel tự quyết hết
Mặc định, Excel thường dùng Sum (tổng). Nhưng đôi khi, bạn lại cần Count (đếm), Average (trung bình), hoặc thậm chí Max/Min.
Chỉ cần:
-
Nhấp chuột phải vào số trong PivotTable.
-
Chọn Value Field Settings.
-
Đổi kiểu tính toán theo ý bạn.
Một thao tác nhỏ, nhưng giúp báo cáo của bạn “đúng cái cần”, chứ không phải “đúng cái Excel thích”.
Làm PivotTable dễ nhìn hơn một chút
Dữ liệu đúng rồi, nhưng nhìn xấu quá thì cũng… khó thuyết phục người khác. May mắn là Excel 2010 cho phép bạn định dạng PivotTable khá linh hoạt.
Bạn có thể:
-
Chọn PivotTable Styles để đổi màu.
-
Bật/tắt Grand Total nếu không cần tổng cuối.
-
Định dạng số (phần trăm, tiền tệ) cho dễ đọc.
Không cần quá màu mè. Chỉ cần gọn gàng, rõ ràng là đủ ghi điểm rồi.
Cập nhật dữ liệu – điểm hay mà nhiều người quên
Một điều rất “đáng tiền” của PivotTable là: khi dữ liệu gốc thay đổi, bạn không cần làm lại từ đầu.
Chỉ cần:
-
Chuột phải vào PivotTable.
-
Chọn Refresh.
Thế là mọi con số cập nhật theo dữ liệu mới. Nhẹ nhàng, nhanh gọn. Không phải ai cũng nhớ dùng chức năng này, nhưng một khi đã quen, bạn sẽ không muốn quay lại cách làm cũ nữa.
Một vài lỗi thường gặp (và cách tránh)
-
PivotTable không nhận đủ dữ liệu → kiểm tra lại vùng dữ liệu ban đầu.
-
Không kéo được trường vào Values → dữ liệu có thể đang ở dạng text.
-
Số liệu tổng sai → xem lại kiểu tính toán (Sum hay Count).
Gặp lỗi thì đừng hoảng. PivotTable không “khó tính”, chỉ là nó cần bạn hiểu đúng một chút thôi.
Kết lại một chút cho nhẹ đầu
PivotTable trong Excel 2010 không phải thứ gì cao siêu. Nó giống như một người trợ lý cần mẫn, chỉ chờ bạn biết cách giao việc. Ban đầu có thể hơi lúng túng, nhưng khi đã quen, bạn sẽ thấy: “Ủa, sao trước giờ mình không dùng cái này sớm hơn?”.
Nếu công việc của bạn liên quan đến dữ liệu, báo cáo, thống kê, thì học PivotTable không phải là lựa chọn – mà gần như là điều bắt buộc. Và tin vui là, bạn không cần phải học quá sâu ngay từ đầu. Chỉ cần hiểu những điều cơ bản này thôi, là đã đủ để tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian rồi.
