Nếu bạn từng làm slide trên PowerPoint 2016 ở máy mình thì đẹp lung linh, font nhìn “đúng gu”, canh lề chuẩn chỉnh… nhưng vừa gửi cho người khác mở lên là chữ đổi font, xuống dòng lộn xộn, bullet lệch tùm lum—thì thôi rồi, cảm giác đúng kiểu “Ủa? Sao slide của mình biến hình vậy?” 😵💫
Cái lỗi này không hiếm đâu. Lý do đơn giản thôi: máy bạn có font, máy người nhận không có. PowerPoint thấy thiếu font là tự thay bằng font khác. Mà font thay thì kéo theo hàng loạt chuyện: chữ to hơn/nhỏ hơn, khoảng cách thay đổi, layout bể nhẹ (hoặc bể nặng). Nhìn mà muốn thở dài luôn.
Giải pháp “đúng bài” nhất là: nhúng font vào file PowerPoint (Embed fonts). Làm xong, file mang theo font, mở trên máy khác ít bị đổi chữ hơn hẳn. Đỡ đau đầu!
Vì sao PowerPoint 2016 bị lỗi font khi gửi file?
PowerPoint thường chỉ lưu:
-
nội dung chữ
-
tên font đang dùng
Chứ nó không tự đóng gói font theo file (trừ khi bạn bật nhúng). Nên khi mở ở máy khác:
-
Có font → y như bạn thiết kế
-
Không có font → PowerPoint “tự xử” bằng cách thay font (substitute)
Mà substitute font thì… hên xui lắm. Có khi chỉ lệch chút, có khi vỡ bố cục hẳn. Bạn gặp rồi là hiểu liền.
Nhúng font trong PowerPoint 2016 có lợi gì?
-
Giữ đúng font, đúng layout gần như nguyên bản
-
Hạn chế lỗi tiếng Việt (đặc biệt với font Việt hóa)
-
Tránh cảnh phải gửi kèm bộ font và nhờ người ta cài (phiền cực)
-
An tâm hơn khi mang file đi thuyết trình trên máy lạ
Điểm trừ nho nhỏ: file có thể nặng hơn. Nhưng thật ra so với “bung slide” thì… nặng chút cũng đáng mà!
Cách nhúng font vào PowerPoint 2016 (từng bước rõ ràng)
Bạn làm theo đúng đường này nhé:
-
Mở file PowerPoint 2016 cần nhúng font
-
Vào File → Options
-
Chọn mục Save
-
Tìm phần Preserve fidelity when sharing this presentation
-
Tick chọn Embed fonts in the file
-
Chọn một trong hai tùy chọn bên dưới:
-
Embed only the characters used in the presentation
-
Embed all characters
-
Rồi nhấn OK, sau đó Save lại file.
Xong! Nhưng khoan, chọn cái nào mới “đúng”? Đây mới là phần nhiều người phân vân.
Nên chọn “Embed only…” hay “Embed all characters”?
1) Embed only the characters used in the presentation
-
Nhúng đúng những ký tự đang có trong slide
-
File nhẹ hơn
-
Hợp khi bạn gửi file chỉ để trình chiếu, người nhận không cần sửa chữ
Nhưng có một cái “bẫy” nho nhỏ: nếu người nhận mở lên và gõ thêm chữ mới (nhất là tiếng Việt có dấu lạ), đôi khi ký tự đó chưa được nhúng → có thể lỗi hoặc bị thay font.
2) Embed all characters
-
Nhúng toàn bộ ký tự của font
-
File nặng hơn
-
An toàn hơn nếu file còn chỉnh sửa, hoặc bạn hay bị sếp thêm câu “sửa giúp anh vài chữ” phút chót 😅
👉 Nếu bạn gửi để người khác còn sửa, chọn Embed all characters cho chắc.
👉 Nếu bạn chỉ gửi để xem/trình chiếu, chọn Embed only… là ổn và nhẹ hơn.
Kiểm tra xem nhúng font đã “ăn” chưa (đừng bỏ qua)
Nhúng xong rồi, bạn nên test một phát cho yên tâm. Cách dễ nhất:
-
Copy file sang máy khác (hoặc laptop khác) không cài font đó
-
Mở file lên kiểm tra layout và font
Không có máy khác? Bạn có thể:
-
Mở bằng một user Windows khác (nếu user đó không có font) – đôi khi cũng giúp test sơ
-
Hoặc gửi thử cho một người bạn/đồng nghiệp nhờ mở kiểm tra (nhanh gọn)
Thà test trước 2 phút còn hơn lên thuyết trình mới phát hiện chữ chạy lung tung. Đúng không?
Những trường hợp nhúng font nhưng vẫn lỗi (có thật nha)
1) Font không cho phép nhúng
Một số font có bản quyền, thiết lập “không được embed”. PowerPoint có thể:
-
Không nhúng được
-
Hoặc nhúng không đầy đủ
Cách xử lý thực tế:
-
Đổi sang font phổ biến (Calibri, Arial, Tahoma…) nếu cần chia sẻ rộng
-
Hoặc dùng font được phép nhúng
-
Hoặc chuyển sang PDF (mình nói ở dưới)
2) Người nhận dùng phần mềm xem slide khác PowerPoint
Có người mở bằng WPS, Google Slides, hoặc viewer lạ. Những phần mềm đó đôi khi không hỗ trợ font nhúng tốt như PowerPoint.
Giải pháp chắc ăn:
-
Gửi kèm PDF
-
Hoặc xuất video nếu chỉ cần trình chiếu
3) Font tiếng Việt cũ (VNI/TCVN3) dễ “dở chứng”
Nếu bạn dùng font kiểu VNI (mã hóa cũ), qua máy khác có thể lỗi dấu. Nếu file cần chia sẻ, nên ưu tiên font Unicode chuẩn.
Cách “chắc cú” nhất để khỏi lo lỗi font: xuất PDF
Nhiều khi mục tiêu của bạn chỉ là người ta xem hoặc in đúng layout. Lúc đó, PDF là cứu tinh.
-
File → Export → Create PDF/XPS
hoặc -
File → Save As → PDF
PDF thường giữ layout rất ổn, ít bị nhảy font. Và ai cũng mở được.
Mẹo nhỏ để hạn chế lỗi font ngay từ đầu
-
Nếu làm slide để chia sẻ nhiều người: ưu tiên font phổ biến (Calibri, Arial, Tahoma, Times New Roman)
-
Nếu dùng font “đẹp lạ”: nhớ nhúng font trước khi gửi
-
Hạn chế dùng quá nhiều font trong một bài (vừa rối vừa dễ lỗi)
-
Trước buổi thuyết trình quan trọng: test file trên máy trình chiếu (đừng chủ quan!)
Kết lại – nhúng font là thao tác nhỏ, nhưng cứu bạn khỏi tình huống “quê” cực mạnh
Nhúng font trong PowerPoint 2016 là kiểu việc làm một lần mà lợi dài dài. Slide giữ được đúng kiểu chữ, đúng bố cục, đúng cảm giác bạn đã thiết kế. Đỡ phải giải thích, đỡ phải sửa chữa, và đặc biệt là đỡ bị “toang” phút chót.
