Nếu bạn đang sử dụng OneNote 2019 để ghi chú công việc, học tập hay lưu ý tưởng cá nhân, có thể bạn đã từng rơi vào tình huống khá quen thuộc. Ghi chú nằm trong máy tính này, nhưng khi sang máy khác lại không thấy đâu. Lúc đó mới nhận ra: à, hóa ra notebook vẫn chỉ nằm ở ổ cứng của một chiếc máy duy nhất.
Hơi bất tiện nhỉ?
Đó chính là lý do nhiều người quyết định chuyển sổ tay OneNote lên OneDrive. Khi notebook được lưu trên cloud, mọi thay đổi đều được đồng bộ tự động. Bạn có thể mở ghi chú trên laptop, máy tính văn phòng, thậm chí trên điện thoại.
Chỉ cần đăng nhập tài khoản Microsoft là xong. Nghe đơn giản vậy thôi, nhưng tiện cực kỳ.
Vì sao nên lưu sổ tay OneNote trên OneDrive?
Trước khi đi vào các bước thực hiện, hãy nói một chút về lợi ích của việc chuyển notebook lên OneDrive.
Điều đầu tiên dễ thấy nhất là khả năng truy cập mọi nơi. Bạn có thể mở notebook trên máy tính ở nhà, sau đó tiếp tục chỉnh sửa trên laptop khi ra ngoài. Mọi thay đổi đều được cập nhật gần như ngay lập tức.
Tiếp theo là đồng bộ dữ liệu tự động. Không cần copy file qua USB hay gửi email cho chính mình nữa.
Một điểm nữa mà nhiều người rất thích: sao lưu an toàn. Nếu máy tính gặp sự cố, notebook vẫn nằm trên cloud. Chỉ cần đăng nhập tài khoản là lấy lại toàn bộ ghi chú.
Nói ngắn gọn, OneDrive biến OneNote thành một công cụ ghi chú linh hoạt hơn rất nhiều.
Chuẩn bị trước khi chuyển sổ tay
Trước khi bắt đầu, bạn chỉ cần chuẩn bị vài thứ cơ bản.
Đầu tiên là tài khoản Microsoft. Đây là tài khoản dùng để truy cập OneDrive. Nếu bạn đã dùng Outlook, Hotmail hoặc Microsoft 365 thì có thể dùng luôn.
Thứ hai là kết nối internet ổn định. Vì khi chuyển notebook lên OneDrive, dữ liệu sẽ được tải từ máy tính lên cloud.
Cuối cùng, hãy kiểm tra notebook của bạn. Nếu có nhiều hình ảnh hoặc file đính kèm lớn, quá trình upload có thể mất thêm chút thời gian. Không có gì đáng lo, chỉ cần kiên nhẫn chờ một chút là xong.
Bước 1: Mở notebook cần chuyển
Trước hết, hãy mở OneNote 2019 như bình thường.
Ở cột bên trái màn hình, bạn sẽ thấy danh sách các notebook đang sử dụng. Hãy chọn notebook mà bạn muốn chuyển lên OneDrive.
Sau đó nhấp vào File ở góc trên bên trái.
Ngay lập tức bạn sẽ thấy một giao diện quản lý notebook hiện ra. Đây là nơi bạn có thể đổi tên, chia sẻ hoặc thay đổi vị trí lưu trữ notebook.
Bước 2: Chọn tùy chọn chia sẻ notebook
Trong menu File, hãy chọn Share.
OneNote sẽ hiển thị các tùy chọn chia sẻ notebook. Một trong số đó chính là OneDrive.
Nếu bạn chưa đăng nhập tài khoản Microsoft trên OneNote, hệ thống sẽ yêu cầu đăng nhập trước khi tiếp tục.
Sau khi đăng nhập xong, danh sách thư mục trên OneDrive của bạn sẽ xuất hiện.
Bước 3: Chọn thư mục lưu notebook
Ở bước này, bạn chỉ cần chọn nơi muốn lưu notebook trên OneDrive.
Có thể là:
-
Thư mục Documents
-
Thư mục OneNote
-
Hoặc một thư mục riêng bạn tạo
Sau khi chọn xong, nhấn Move Notebook.
Ngay lúc đó OneNote sẽ bắt đầu chuyển toàn bộ notebook lên cloud.
Bước 4: Chờ quá trình đồng bộ hoàn tất
Trong quá trình này, OneNote sẽ lần lượt tải lên:
-
Các section
-
Các trang ghi chú
-
Hình ảnh
-
File đính kèm
Nếu notebook nhỏ thì quá trình này diễn ra rất nhanh. Còn nếu notebook chứa nhiều nội dung thì có thể mất vài phút.
Chỉ cần chờ một chút. Khi hoàn tất, notebook của bạn sẽ nằm trên OneDrive.
Bước 5: Kiểm tra notebook trên các thiết bị khác
Sau khi chuyển xong, bạn có thể kiểm tra bằng cách đăng nhập OneDrive trên trình duyệt.
Hoặc mở OneNote trên một thiết bị khác.
Nếu notebook xuất hiện và nội dung đầy đủ, điều đó có nghĩa là quá trình chuyển đã thành công.
Từ bây giờ, mọi thay đổi bạn thực hiện trong notebook sẽ được đồng bộ tự động giữa các thiết bị.
Một vài mẹo nhỏ khi dùng OneNote với OneDrive
Sau khi notebook nằm trên cloud, bạn cũng nên chú ý một vài điều nhỏ.
Ví dụ như luôn để OneNote đồng bộ xong trước khi tắt máy. Điều này giúp tránh lỗi dữ liệu chưa được cập nhật.
Ngoài ra, nếu bạn chỉnh sửa cùng lúc trên nhiều thiết bị, hãy để hệ thống đồng bộ hoàn toàn trước khi tiếp tục chỉnh sửa ở thiết bị khác.
Một thói quen tốt nữa là thỉnh thoảng kiểm tra trạng thái Sync trong OneNote. Chỉ mất vài giây nhưng giúp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật đầy đủ.
Kết luận
Chuyển sổ tay OneNote 2019 lên OneDrive thực ra là một bước rất đơn giản, nhưng lợi ích mang lại thì khá lớn. Notebook không còn bị giới hạn trong một chiếc máy tính nữa. Bạn có thể truy cập ghi chú ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào.
Chỉ cần vài thao tác: mở notebook, chọn Share, lưu lên OneDrive và chờ đồng bộ. Vậy là xong.
Một khi đã quen với cách làm này, bạn sẽ thấy việc quản lý ghi chú trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn rất nhiều. Và có lẽ… bạn sẽ tự hỏi tại sao mình không chuyển notebook lên cloud sớm hơn.
