Có những lúc bạn rất cần nghỉ. Nghỉ thật sự. Không check mail liên tục, không trả lời tin nhắn công việc mỗi vài phút. Nhưng email thì đâu có biết bạn đang nghỉ phép. Nó vẫn tới đều đều, ngày này qua ngày khác.
Và nếu người gửi không nhận được phản hồi nào, họ sẽ làm gì? Chờ đợi, thắc mắc, hoặc nghĩ rằng bạn… quên mất email của họ. Không hay chút nào, đúng không?
Đó là lý do Out of Office (OOF) trong Outlook 2019 tồn tại. Chỉ cần thiết lập một lần, Outlook sẽ thay bạn trả lời tự động, rất lịch sự, rất rõ ràng. Bạn nghỉ ngơi cho trọn vẹn, còn người gửi thì biết chính xác tình trạng của bạn.
Out of Office trong Outlook 2019 là gì?
Nói đơn giản thế này cho dễ hình dung.
Out of Office là tính năng:
-
Tự động gửi email phản hồi khi có mail gửi đến
-
Áp dụng trong khoảng thời gian bạn chọn
-
Nội dung do bạn tự soạn
Email này thường dùng để:
-
Thông báo bạn đang nghỉ phép / đi công tác
-
Báo ngày quay lại làm việc
-
Hướng dẫn người liên hệ khác nếu cần gấp
Một tính năng nhỏ thôi, nhưng thiếu nó thì rất dễ phát sinh hiểu lầm.
Khi nào nên bật Out of Office?
Nhiều người chỉ bật OOF khi nghỉ dài ngày. Nhưng thực ra, bạn có thể dùng trong khá nhiều trường hợp:
-
Nghỉ phép vài ngày
-
Đi công tác, khó check mail
-
Nghỉ lễ
-
Tạm thời không xử lý email
-
Bận dự án lớn, phản hồi chậm
Câu hỏi thường gặp là: “Nghỉ 1 ngày có cần bật không?”
Câu trả lời là: không bắt buộc, nhưng bật thì tốt hơn, nhất là khi bạn làm việc với khách hàng hoặc đối tác bên ngoài.
Cách thiết lập Out of Office trong Outlook 2019 (tài khoản Exchange)
Nếu bạn đang dùng email công ty dạng Exchange / Microsoft 365, thì xin chúc mừng, đây là trường hợp dễ nhất.
Bước 1: Mở Automatic Replies
-
Mở Outlook 2019
-
Vào File
-
Chọn Automatic Replies (Out of Office)
Một cửa sổ mới sẽ hiện ra ngay.
Bước 2: Bật trả lời tự động và chọn thời gian
Trong cửa sổ Automatic Replies:
-
Chọn Send automatic replies
-
Tick Only send during this time range
-
Chọn ngày giờ bắt đầu và kết thúc
Việc đặt thời gian rất quan trọng. Nhờ vậy, bạn không cần nhớ tắt thủ công khi quay lại làm việc. Outlook sẽ tự lo phần đó.
Bước 3: Soạn nội dung trả lời
Outlook 2019 cho phép bạn soạn hai nội dung khác nhau:
-
Inside My Organization
→ Trả lời cho đồng nghiệp nội bộ -
Outside My Organization
→ Trả lời cho khách hàng, đối tác bên ngoài
Bạn có thể viết ngắn gọn như sau:
“Cảm ơn bạn đã liên hệ. Hiện tôi đang nghỉ phép và sẽ quay lại làm việc vào ngày … Tôi sẽ phản hồi email của bạn sớm nhất khi trở lại.”
Soạn xong → bấm OK.
Vậy là Out of Office đã được kích hoạt.
Nếu bạn dùng Outlook 2019 với IMAP/POP3 thì sao?
Đây là điểm khiến nhiều người hơi… hụt hẫng.
👉 Với IMAP/POP3, Outlook 2019 không có Out of Office mặc định như Exchange.
Nhưng đừng lo, vẫn có cách làm gần tương tự bằng Rule.
Cách tạo tự động trả lời bằng Rule trong Outlook 2019
Cách này hoạt động tốt, chỉ có một lưu ý nhỏ: Outlook phải đang mở thì Rule mới chạy.
Bước 1: Tạo email mẫu trả lời tự động
-
Tạo một email mới
-
Soạn nội dung trả lời
-
Vào File → Save As
-
Lưu dưới dạng Outlook Template (*.oft)
Bước 2: Tạo Rule trả lời tự động
-
Vào File → Manage Rules & Alerts
-
Chọn New Rule
-
Chọn Apply rule on messages I receive
-
Chọn điều kiện (hoặc để trống nếu muốn trả lời tất cả)
-
Ở phần hành động, chọn reply using a specific template
-
Chọn file template vừa tạo
-
Hoàn tất Rule
Vậy là xong. Khi có email tới, Outlook sẽ tự động gửi mail phản hồi theo mẫu bạn đã soạn.
Một vài lưu ý quan trọng khi dùng Out of Office trong Outlook 2019
1. Nội dung nên ngắn và rõ
Email tự động không cần dài dòng. Chỉ cần:
-
Bạn đang vắng mặt
-
Khi nào quay lại
-
Ai liên hệ nếu gấp (nếu có)
Thế là đủ.
2. Cẩn thận khi trả lời cho bên ngoài
Với tab Outside My Organization, chỉ bật khi thật sự cần.
Nội dung nên trung tính, tránh chia sẻ thông tin nội bộ.
3. Luôn kiểm tra lại sau khi bật
Gửi thử một email từ tài khoản khác để xem:
-
Có trả lời không
-
Nội dung có đúng ý không
Mất 1 phút nhưng rất đáng.
Quên tắt Out of Office – lỗi không hiếm gặp
Nếu bạn:
-
Không đặt thời gian kết thúc
-
Hoặc dùng Rule thủ công
Thì rất dễ quên tắt. Kết quả là đã đi làm lại rồi mà email vẫn báo “Tôi đang nghỉ phép”.
👉 Với Exchange: luôn đặt thời gian
👉 Với Rule: nên tạo nhắc nhở tắt Rule khi quay lại
Kết lại cho trọn ý
Tự động trả lời (Out of Office) trong Outlook 2019 là một tính năng đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Nó giúp bạn giữ sự chuyên nghiệp, tránh hiểu lầm và quan trọng nhất là… nghỉ ngơi cho đúng nghĩa.
Chỉ cần vài phút thiết lập, bạn đã yên tâm rời email trong thời gian vắng mặt. Và khi quay lại, mọi thứ vẫn gọn gàng, rõ ràng, không ai phải thắc mắc vì sao bạn “mất tích”.
Đôi khi, làm việc hiệu quả cũng bắt đầu từ việc biết… tạm dừng đúng lúc.
