Cách sử dụng Power Query để hợp nhất bảng trong Excel 2016

Nếu bạn từng phải copy – paste dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau rồi ngồi canh từng dòng, từng cột cho khớp, thì chắc bạn hiểu cảm giác đó mệt cỡ nào. Sai một ô là lệch hết. Chưa kể, chỉ cần file nguồn cập nhật lại là bạn… làm lại từ đầu. Nghe thôi đã thấy nản rồi.

Và rồi Power Query trong Excel 2016 xuất hiện. Không ồn ào, không phô trương, nhưng lại giải quyết đúng mấy việc “khó chịu” nhất: hợp nhất bảng, làm sạch dữ liệu và tự động cập nhật. Dùng một lần là thấy khác liền.

Power Query là gì? Hiểu nhanh cho dễ bắt đầu

Power Query là công cụ lấy – biến đổi – hợp nhất dữ liệu có sẵn trong Excel 2016 (từ bản 2016 trở lên).
Nói đơn giản, nó giúp bạn:

Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn
Làm sạch dữ liệu (xóa trùng, tách cột, đổi định dạng)
Hợp nhất nhiều bảng thành một
Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi

Quan trọng nhất:
👉 Không cần viết công thức phức tạp, hầu hết chỉ là chọn và click.

Khi nào nên dùng Power Query để hợp nhất bảng?

Có vài tình huống rất “điển hình”:

Nhiều file Excel, cấu trúc giống nhau → gộp thành một bảng
Một bảng bán hàng theo tháng → muốn gộp thành dữ liệu cả năm
Hai bảng khác nhau nhưng có cột khóa chung (mã SP, mã NV…)
Dữ liệu thường xuyên cập nhật, không muốn làm lại thủ công

Nếu bạn thấy mình trong mấy tình huống này, Power Query là lựa chọn rất hợp lý.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi hợp nhất – bước nhỏ nhưng cực quan trọng

Trước khi dùng Power Query, bạn nên kiểm tra nhanh:

Tên cột giống nhau (nếu muốn gộp theo chiều dọc)
Kiểu dữ liệu tương đồng (số, ngày, text)
Không có dòng tiêu đề lặp lại giữa bảng
Không gộp ô (merge cells)

Dữ liệu càng “sạch” thì hợp nhất càng mượt, ít lỗi vặt.

Cách hợp nhất nhiều bảng giống cấu trúc (Append)

Đây là cách dùng phổ biến nhất.

Ví dụ:

Bạn có 3 bảng bán hàng:

Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3

Cột giống hệt nhau, chỉ khác dữ liệu.

Các bước thực hiện:

Chọn bảng thứ nhất
Vào Data → From Table/Range
Power Query Editor mở ra
Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New
Chọn các bảng cần gộp
Nhấn OK

Vậy là xong. Chỉ vài click, toàn bộ dữ liệu đã nằm chung một bảng. Không copy, không paste, không sợ lệch.

Hợp nhất hai bảng theo cột khóa chung (Merge)

Trường hợp này giống kiểu VLOOKUP, nhưng mạnh hơn.

Ví dụ:

Bảng A: Mã SP, Tên SP
Bảng B: Mã SP, Doanh thu

Bạn muốn gộp thành:

Mã SP, Tên SP, Doanh thu

Các bước:

Đưa cả hai bảng vào Power Query
Chọn bảng chính
Chọn Home → Merge Queries
Chọn bảng phụ
Click cột khóa chung ở cả hai bảng
Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)
Nhấn OK

Sau đó:

Mở rộng cột vừa merge
Chọn cột cần lấy

Kết quả gọn gàng, rõ ràng, không lệ thuộc công thức.

Điểm mạnh nhất của Power Query: tự động cập nhật

Đây là chỗ mà Power Query “ăn đứt” copy – paste.

Khi dữ liệu nguồn thay đổi:

Bạn chỉ cần bấm Refresh
Power Query tự động chạy lại toàn bộ quy trình
Bảng tổng hợp cập nhật ngay

Không cần làm lại từ đầu. Không sợ sót bước. Rất hợp cho file báo cáo định kỳ.

Một vài lỗi thường gặp khi hợp nhất bảng

Cột khóa khác kiểu dữ liệu → merge không ra kết quả
Tên cột giống nhưng thừa khoảng trắng → append lệch cột
Dữ liệu bị trùng → cần Remove Duplicates
Đổi tên bảng nguồn → query bị lỗi đường dẫn

Những lỗi này sửa được, chỉ cần để ý một chút.

Kết lại – Power Query là “trợ lý thầm lặng” của Excel 2016

Ban đầu, Power Query có thể hơi lạ. Giao diện khác Excel thường ngày, nhiều nút mới. Nhưng một khi đã quen, bạn sẽ thấy: nó sinh ra để giảm việc tay chân, chứ không phải làm khó người dùng.

Nếu bạn hay: