Cách thực hiện template trang ghi chú OneNote 365

OneNote 365 là một công cụ ghi chú cực kỳ mạnh mẽ trong bộ Microsoft 365. Nhưng nếu bạn chỉ dùng nó để gõ vài dòng ghi chú đơn giản thì… hơi phí. Một trong những tính năng rất đáng giá của OneNote chính là template trang ghi chú – giúp bạn tạo bố cục chuẩn cho ghi chú, tiết kiệm thời gian và giữ mọi thứ gọn gàng.

Bạn có bao giờ cảm thấy mỗi lần tạo ghi chú mới lại phải định dạng lại từ đầu không? Tiêu đề, danh sách công việc, bảng theo dõi… làm đi làm lại thật mất thời gian. Đó chính là lúc template OneNote phát huy sức mạnh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách tạo template trang ghi chú trong OneNote 365, từng bước một, dễ hiểu và dễ áp dụng.

Template OneNote là gì?

Nói đơn giản, template trong OneNote là một mẫu trang ghi chú đã được thiết kế sẵn. Khi tạo trang mới, bạn chỉ cần áp dụng template đó, mọi bố cục sẽ xuất hiện ngay lập tức.

Ví dụ một template có thể gồm:

Tiêu đề ghi chú
Mục tóm tắt
Checklist công việc
Khu vực ghi chú chi tiết
Ngày tháng và người thực hiện

Nhờ vậy, mỗi trang ghi chú đều có cấu trúc giống nhau. Nhìn vào là hiểu ngay nội dung ở đâu.

Không chỉ vậy, template còn giúp:

Ghi chú nhanh hơn
Tổ chức thông tin khoa học
Dễ chia sẻ cho nhóm
Tạo hệ thống quản lý kiến thức cá nhân

Nghe hấp dẫn đúng không?

Vì sao nên dùng template trong OneNote 365?

Thực ra, nhiều người dùng OneNote khá lâu nhưng lại không tận dụng template. Một phần vì họ nghĩ việc tạo template phức tạp. Nhưng thật ra không hề.

Hãy tưởng tượng bạn là:

sinh viên ghi chép bài học
nhân viên ghi biên bản họp
freelancer quản lý dự án
người thích ghi nhật ký hoặc planner

Nếu mỗi lần tạo trang đều phải thiết lập từ đầu thì thật tốn thời gian.

Template giúp bạn:

1. Chuẩn hóa ghi chú

Tất cả trang đều có cùng cấu trúc. Nhìn rất chuyên nghiệp.

2. Tiết kiệm thời gian

Không cần chỉnh font, căn lề hay tạo bảng mỗi lần.

3. Dễ tìm thông tin

Khi mọi ghi chú giống cấu trúc, việc tìm kiếm trở nên nhanh hơn nhiều.

Cách tạo template trang ghi chú trong OneNote 365

Bây giờ đến phần quan trọng nhất: tạo template.

Bạn chỉ cần làm theo vài bước dưới đây.

Bước 1: Tạo một trang ghi chú mới

Trước tiên hãy mở OneNote 365.

Sau đó:

Chọn Notebook bạn muốn
Tạo New Page
Đặt tiêu đề cho trang

Đây sẽ là trang dùng để thiết kế template.

Đừng lo nếu chưa hoàn hảo ngay. Bạn có thể chỉnh sửa sau.

Bước 2: Thiết kế bố cục trang

Tiếp theo, hãy tạo bố cục mà bạn muốn dùng cho mọi ghi chú.

Một ví dụ đơn giản:

Tiêu đề:
Tên cuộc họp / tên bài học / chủ đề

Thông tin nhanh:

Ngày:
Người thực hiện:
Mục tiêu:

Checklist công việc:

☐ Việc 1
☐ Việc 2
☐ Việc 3

Ghi chú chi tiết

Phần này dành cho nội dung chính.

Bạn cũng có thể thêm:

bảng
tag
highlight
hình ảnh

Đây là lúc bạn thiết kế template theo nhu cầu cá nhân.

Bước 3: Lưu trang thành template

Sau khi hoàn thành bố cục, hãy lưu nó thành template.

Thao tác như sau:

Vào tab Insert
Chọn Page Templates
Nhấn Save current page as a template
Đặt tên template

Ví dụ:

Meeting Notes Template
Study Notes Template
Daily Planner Template

Bạn cũng có thể chọn Set as default template nếu muốn mọi trang mới đều dùng mẫu này.

Khá tiện lợi!

Bước 4: Áp dụng template cho trang mới

Khi cần tạo ghi chú mới:

Tạo New Page
Mở Page Templates
Chọn template đã lưu

Ngay lập tức, toàn bộ bố cục sẽ xuất hiện.

Bạn chỉ việc điền nội dung.

Thế là xong!

Một số template OneNote phổ biến

Nếu chưa biết nên tạo template gì, đây là vài gợi ý rất hữu ích.

1. Template ghi chú cuộc họp

Phù hợp cho nhân viên văn phòng.

Bố cục gợi ý:

Chủ đề cuộc họp
Thời gian
Người tham gia
Nội dung thảo luận
Action items

2. Template ghi chép bài học

Rất phổ biến với sinh viên.

Có thể gồm:

Chủ đề
Tóm tắt
Ý chính
Ví dụ
Câu hỏi ôn tập

3. Template quản lý công việc

Một dạng mini project manager.

Bao gồm:

Mục tiêu tuần
Danh sách việc cần làm
Deadline
Trạng thái

4. Template nhật ký cá nhân

Dành cho những ai thích reflection mỗi ngày.

Ví dụ:

Hôm nay tôi đã làm gì
Điều tốt nhất trong ngày
Điều cần cải thiện
Kế hoạch ngày mai

Mẹo tối ưu template OneNote

Một template tốt không cần quá phức tạp.

Ngược lại, càng đơn giản càng hiệu quả.

Dưới đây là vài mẹo nhỏ:

Giữ bố cục rõ ràng

Dùng:

heading
khoảng trắng
bảng

để dễ đọc hơn.

Sử dụng tag

OneNote có các tag như:

Important
Question
To-do

Rất tiện khi lọc thông tin sau này.

Tận dụng bảng

Bảng giúp:

so sánh dữ liệu
ghi chú có cấu trúc
quản lý công việc

Không tạo template quá dài

Template chỉ nên là khung sườn.

Phần nội dung vẫn cần linh hoạt.

Kết luận

Việc tạo template trang ghi chú trong OneNote 365 thực ra rất đơn giản. Chỉ cần vài phút thiết kế, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc sau này.

Template giúp: