Cách tạo mối quan hệ (Relationships) trong Access 2021 – Hướng dẫn dễ hiểu cho người mới

Nếu bạn từng làm việc với Microsoft Access 2021, chắc hẳn đã nghe đến khái niệm Relationships. Nhưng nói thật nhé — lần đầu nhìn thấy phần này, không ít người cảm thấy hơi… “rối não”. Những đường nối giữa các bảng trông giống như một sơ đồ mạng điện hơn là dữ liệu!

Thế nhưng, đừng lo. Khi hiểu được cách tạo mối quan hệ trong Access, bạn sẽ thấy mọi thứ logic hẳn ra. Và quan trọng hơn: dữ liệu của bạn sẽ bớt sai sót, bớt lộn xộn, và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Relationships trong Access là gì?

Hiểu đơn giản, Relationships (mối quan hệ) là cách Access liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau.

Ví dụ:

Bạn có 2 bảng:

Bảng Khách hàng
Bảng Đơn hàng

Nếu không có mối quan hệ, Access sẽ không hiểu rằng mỗi đơn hàng thuộc về khách hàng nào. Lúc này dữ liệu trở nên rời rạc — giống như một cuốn sổ ghi chép mà mỗi trang viết về một người khác nhau nhưng không có tiêu đề.

Relationships giúp:

✔ Tránh nhập dữ liệu trùng lặp
✔ Tăng độ chính xác
✔ Dễ dàng truy vấn dữ liệu
✔ Tạo báo cáo chuẩn chỉnh hơn

Nói cách khác: nếu bảng là “những mảnh ghép”, thì Relationships chính là cách ghép chúng thành một bức tranh hoàn chỉnh.

Các loại mối quan hệ phổ biến

Trong Access 2021, có 3 loại quan hệ chính:

1. One-to-Many (Một – Nhiều)

Đây là loại phổ biến nhất.

Ví dụ:

Một khách hàng → nhiều đơn hàng

Trong đó:

Khách hàng = bảng chính (Primary Table)
Đơn hàng = bảng phụ (Related Table)

Quan hệ này hoạt động dựa trên:

Primary Key (Khóa chính) ở bảng cha
Foreign Key (Khóa ngoại) ở bảng con

2. One-to-One (Một – Một)

Ít dùng hơn.

Ví dụ:

Một nhân viên → một hồ sơ bảo mật

3. Many-to-Many (Nhiều – Nhiều)

Ví dụ:

Sinh viên ↔ Môn học

Một sinh viên học nhiều môn.
Một môn có nhiều sinh viên.

Trường hợp này cần bảng trung gian.

Chuẩn bị trước khi tạo Relationships

Đừng vội kéo thả bảng ngay nhé!

Trước khi tạo mối quan hệ, hãy đảm bảo:

✔ Mỗi bảng có Primary Key

Ví dụ:

Bảng	Primary Key
Khách hàng	CustomerID
Đơn hàng	OrderID

✔ Bảng liên quan có Foreign Key

Ví dụ:

Trong bảng Đơn hàng cần có:

➡ CustomerID

Đây là yếu tố quyết định để Access hiểu cách liên kết dữ liệu.

Cách tạo Relationships trong Access 2021 (từng bước)

Đây là phần quan trọng nhất. Làm chậm thôi — nhưng chắc.

Bước 1: Mở cửa sổ Relationships

Vào tab Database Tools
Chọn Relationships

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.

Bước 2: Thêm bảng vào

Nhấn Show Table
Chọn các bảng cần liên kết → Add

Ví dụ:

Customers
Orders

Bước 3: Tạo liên kết

Kéo:

➡ CustomerID từ bảng Customers
sang
➡ CustomerID trong bảng Orders

Một hộp thoại sẽ xuất hiện.

Bước 4: Thiết lập ràng buộc

Tick chọn:

✔ Enforce Referential Integrity

Điều này cực kỳ quan trọng!

Nó giúp:

Không cho phép tạo đơn hàng nếu chưa có khách hàng
Ngăn dữ liệu “mồ côi”

Bạn cũng có thể chọn:

✔ Cascade Update
✔ Cascade Delete

(Tùy nhu cầu quản lý)

Nhấn Create

Kiểm tra mối quan hệ

Sau khi tạo xong, bạn sẽ thấy một đường nối giữa hai bảng.

Nếu có ký hiệu:

1 ở một bên
∞ ở bên kia

Chúc mừng — bạn đã tạo quan hệ One-to-Many thành công 🎉

Những lỗi thường gặp

Ai cũng từng gặp. Đừng hoảng!

❌ Không tạo được quan hệ

Nguyên nhân thường do:

Sai kiểu dữ liệu giữa 2 trường
Không có Primary Key

Ví dụ:

CustomerID bên này là Number
Bên kia lại là Text → Access sẽ từ chối.❌ Không bật được Referential Integrity

Lý do:

Dữ liệu đã tồn tại nhưng không khớp.

Ví dụ:

Có đơn hàng dùng CustomerID = 10
Nhưng bảng khách hàng không có ID này.

Mẹo để quản lý Relationships tốt hơn

Một vài kinh nghiệm “xương máu”:

👉 Đặt tên khóa rõ ràng (CustomerID, ProductID…)
👉 Không dùng ID chung chung
👉 Luôn tạo quan hệ trước khi nhập dữ liệu
👉 Tránh chỉnh sửa thủ công Foreign Key

Và quan trọng nhất:

Hãy xem sơ đồ Relationships như bản đồ dữ liệu của bạn.

Nếu bản đồ rõ ràng, mọi truy vấn sau này sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.